Onglet « Général »

Les préférences de l'onglet « Général » sont les suivantes :

Dossier d'archives

Si le chemin est connu, il peut être saisi directement dans le champ de texte.

Un clic sur (voir image suivante) permet de définir le dossier d'archives via une boîte de dialogue de sélection de répertoire.

Si aucun chemin n'est indiqué/sélectionné pour le dossier d'archives, les documents sont déposés sur le PC de l'utilisateur dans le répertoire principal ou dans le répertoire source du programme Q-Matrix™.

La structure du répertoire d'archives est la suivante : <N° de personnel>_<Nom><Prénom> \ <ID du contenu de la mesure>_<Thème de formation>

Remarque :

Le chemin défini/configuré doit être accessible pour tous les utilisateurs ayant les rôles Administrateur, RH et Responsables.

Si le répertoire n'est pas accessible pour un utilisateur de ces rôles, les documents ne peuvent pas être consultés et/ou enregistrés.

Jours (rappel)

Une valeur numérique (0 à N) doit être saisie ici.

Cette valeur (par défaut : 30) est utilisée pour avertir l'utilisateur au démarrage du programme que des documents arriveront à échéance dans les 30 prochains jours à compter d'aujourd'hui.

Jours (validités expirantes)

Une valeur numérique (0 à N) doit être saisie ici.

Cette valeur (par défaut : 60) est utilisée pour avertir l'utilisateur au démarrage du programme que des mesures obligatoires expireront dans les 60 prochains jours à compter d'aujourd'hui.

Si aucun autre collaborateur ne remplit ces mesures obligatoires, cela peut représenter un risque pour votre entreprise/organisation.

Nouvel entretien

Cette valeur numérique (par défaut : 12) détermine à quel moment un nouvel entretien est planifié.

Onglets des détails du collaborateur

Si les utilisateurs ayant les rôles Responsables ne doivent pas voir toutes les informations dans les détails du collaborateur (onglets), les informations d'onglets étendues peuvent être désélectionnées ici (par défaut : sélectionnées).

Les informations d'onglets étendues sont :

• Documents
• Missions
• Évaluation
• Données personnelles + Compétences complémentaires

Les onglets Mesures, Aperçu des entretiens, Objectifs, Documents ainsi qu'Évaluation sont en outre contrôlés via la licence acquise.

Microsoft Word

À différents endroits du programme, une évaluation est « enregistrée » ou « imprimée ».

Chaque fois qu'aucune icône d'imprimante n'est visible pour cette action, un export de données est effectué en arrière-plan.

En combinaison avec le réglage dans les modèles de documents, l'utilisateur peut consulter le résultat dans le lecteur spécial ou dans Microsoft Office.

Ici, le réglage concerne l'utilisation de Microsoft Word au sein de la planification de formation.

Si cette option est sélectionnée (par défaut : sélectionnée/cochée), des documents Word sont générés à partir des publipostages, c'est-à-dire qu'un document est créé pour tous les participants sur la base des modèles de documents.

Si cette option n'est pas sélectionnée, le document Word s'ouvre en tant que publipostage avec les données des participants, c'est-à-dire que dans Microsoft Word, vous pouvez déterminer vous-même l'étape/l'action suivante pour le publipostage.

Ainsi, le publipostage peut par exemple aussi être envoyé sous forme d'e-mail via Microsoft Word.

Informations utilisateur

Si cette option est sélectionnée (par défaut : sélectionnée), une information utilisateur est affichée après la connexion pour les utilisateurs ayant les rôles Responsables.

Pour les utilisateurs ayant les rôles Administrateur et RH, les informations utilisateur sont toujours affichées.

Cette information utilisateur affiche les validités expirantes, les nouvelles offres de formation et les contrôles d'efficacité à effectuer/en attente qui arriveront à échéance dans les prochains jours ou qui sont déjà en retard.

Les réglages du point 2 et du point 3 sont pris en compte ici.

Début/Fin de mesure

Les réglages effectués ici sont utilisés dans la planification de formation comme heures standard de début et de fin d'une mesure.

Le réglage s'effectue en saisissant directement les chiffres avec les deux-points comme séparateur, ou via les icônes (▲▼) pour augmenter ou diminuer les chiffres marqués.

Des heures de 00h00 à 23h59 peuvent être définies.

Si l'heure de début est postérieure à l'heure de fin, les mesures sont planifiées le jour suivant jusqu'à l'heure de fin.

Remarque :

Si une heure de 00h00 est définie pour le début et la fin, tous les participants sont placés/déplacés sur la liste d'attente lors des déplacements de mesures.

Langue par défaut

La licence est toujours acquise avec un réglage de langue.

Normalement, votre langue maternelle est définie, et si celle-ci n'est actuellement pas prise en charge, l'anglais est défini.

Vous pouvez en outre définir ici la langue pour le démarrage du programme.

Le réglage par défaut est Q-Matrix™, c'est-à-dire notre terminologie préférée et utilisée au sein de Q-Matrix™.

Dès que la connexion a eu lieu, le réglage de langue de l'utilisateur est utilisé.

Les langues suivantes sont actuellement disponibles pour l'interface utilisateur :

• Q-Matrix™ = langue par défaut du fabricant
• CUSTOM = initialement Q-Matrix™, sert à adapter votre terminologie pour l'interface utilisateur
• EN = anglais
• FR = français
• ES = espagnol
• PL = polonais
• PT = portugais
• IT = italien

Sélection du logo

Si le nom et le chemin du logo sont connus, tout peut être saisi directement dans le champ de texte.

Un clic sur (voir image suivante) permet de définir le logo via une boîte de dialogue de sélection.

Le filtre (*.png ou *.jpg; *.jpeg) pour l'image permet la vue des formats d'image pris en charge.

Le réglage doit être modifié en conséquence si l'image souhaitée possède un autre format.

Affichage graphique du logo défini

L'image définie au point 10 est affichée ici à l'échelle.

La taille d'origine de l'image (en pixels) est affichée entre parenthèses sous l'image.

Affichage de la planification de formation

Selon le choix effectué, les nouvelles entrées du calendrier des mesures sont créées avec le thème ou l'identifiant.

Affichage du catalogue de formation

Selon le choix effectué, la sélection des mesures avec dates ou la liste du catalogue des mesures est affichée.

Affichage du numéro de personnel

Définit le nombre de caractères affichés dans les colonnes Numéro de personnel.

Le réglage par défaut correspond à la longueur maximale du numéro de personnel (20 caractères).

Ce réglage est également utilisé pour générer le prochain numéro de personnel libre pour les nouvelles personnes (collaborateurs, personnes externes ou candidats).

Exemples :

• 20 ► B0000000000000000001
• 6 ► B00001

Identifiants pour candidats/personnes externes

Les caractères définis ici (3 maximum) sont ajoutés devant les numéros de personnel générés par Q-Matrix™ pour les candidats ou les personnes externes.

Exemples :

• Candidats
  • B0000000000000000001
  • B0000000000000000002
• Personnes externes
  • EX000000000000000001
  • EX000000000000000002

Délai de retard des candidats

Les jours définis ici sont utilisés pour générer un aperçu des candidatures en retard pour le groupe de personnes de la gestion des candidatures.

Pour cela, un onglet supplémentaire avec les candidats est affiché dans l'information utilisateur.

Filigrane

Si cette fonction est activée, tous les documents PDF sont générés avec un filigrane.

Le champ de texte est un champ libre servant à saisir le filigrane (par ex. COPIE).

Affichage prévu/réel

Activé par défaut et entraîne un affichage standard dans l'évaluation avec comparaison prévu/réel.

Si la valeur réelle est inférieure à la valeur prévue, l'arrière-plan est ROUGE.

Si la valeur réelle est supérieure ou égale à la valeur prévue, l'arrière-plan est VERT.

Catégorie de formation

Définit le nombre de caractères utilisés par défaut pour les évaluations/calculs par catégorie de formation dans les listes et évaluations.

La valeur par défaut est 1 et ne devrait avoir besoin d'être modifiée que dans de très rares cas.